Digitalizácia účtovníctva: prečo sa do toho pustiť a ako to zvládnuť aj keď si v tom
úplný laik.
Účtovníctvo asi väčšinu z nás moc nebaví (okrem účtovníkov – doteraz nechápem, ako ich
to môže baviť). Ale bohužiaľ, patrí k podnikaniu asi tak, ako horčica k párku – bez toho to
proste nejde.
Ja som dlho fičal po starom – šanóny, kopy papierov, bločky a faktúry pohádzané kade-tade,
niektoré som našiel aj pod posteľou (nekecám). Raz som jednu faktúru hľadal skoro dve
hodiny, prehľadal som celý byt vrátane chladničky (človek nikdy nevie, kde to skončí) a aj tak
som ju nenašiel.
Vtedy som si povedal: „Dosť! Skúsim niečo modernejšie než krabicu od topánok.
“ A možno
si teraz hovoríš: „A prečo by som mal aj ja?“ Tak poďme na to – úplne jednoducho a s
troškou humoru.
Mať doklady v počítači alebo v cloude má svoje čaro. Nemusíš sa prehrabávať v kôpkach
papierov vždy, keď niečo potrebuješ. Mne sa raz stalo, že som otvoril šuflík a našiel tam
kopu bločkov, z ktorých polovica bola tak vyblednutá, že by ich nerozoznal ani Sherlock
Holmes. Digitál to vyriešil za mňa.
Ďalšia vec – hľadanie dokladov je zrazu úplne iný level. V digitále stačí napísať pár písmen
a faktúra je na obrazovke. Žiadne „do kelu, kam som to len dal?“
. Namiesto hodiny stresu to
máš za pár sekúnd. No neoplatí sa to?
Okrem toho ušetríš nervy a čas. Faktúry vystavíš online, pošleš zákazníkovi mailom a hneď
sa ti uložia do cloudu. Nemusíš nič tlačiť, lepiť, zakladať... proste klik-klik a je to hotové. A ty
máš viac času na kávu alebo scrollovanie memes.
Papiera bude konečne menej, nebude zaberať miesto a keď ho koniec koncov potrebuješ,
buď ho ani nenájdeš alebo vyzerá, akoby ho prežul dobytok.
To najlepšie na tom je, že aj účtovník ti poďakuje. Namiesto hŕby pomiešaných bločkov mu
pošleš pekne zoradený priečinok. Z pohľadu „no super, čo to sem zase doniesol?“ sa stane
„no konečne normálny človek!“
.
Ak teraz premýšľaš, ako na to, tak to vôbec nemusí byť veda. Nemusíš hneď kupovať drahý
účtovný softvér s milión funkciami, ktoré ani nevyužiješ. Úplne stačí Google Disk, Dropbox
alebo OneDrive. Spravíš si tam priečinky podľa rokov a mesiacov – napríklad „2025 –
Faktúry vystavené“
, „Faktúry prijaté“
, „Odvody“
, „Banka“ a tak ďalej. Pomôže ti to udržať si
prehľad a nebudeš mať všetko nahádzané v jednom bordeli.Všetko dôležité si naskenuj alebo odfoť mobilom. Nemusíš mať profi skener za stovky eur –
aplikácie ako Adobe Scan alebo CamScanner ti z toho spravia celkom pekné PDF-ko.
Hlavné je, aby to bolo čitateľné a nevyzeralo to ako fotka z tmy.
Pomenuj súbory rozumne – napríklad „2025-03-15
Faktura
_
_
PeterNovak.pdf“
. O pol roka si
poďakuješ, keď budeš niečo hľadať a nebudeš musieť otvárať každý jeden súbor.
Nezabudni na zálohy. Jednu kópiu maj v cloude, druhú na externom disku alebo USB. Lebo
nič nedokáže pokaziť deň viac, než keď ti tesne pred kontrolou skolabuje disk a všetko je
fuč.
Ideálne je mať online fakturačný program, napríklad od nás – www.uctovisko.sk. Nie je
drahý, vystavíš faktúru za pár klikov a hneď ju máš uloženú. Ušetrí ti to kopec času!
Účtovisko je naša nová aplikácia na tvorbu faktúr, zálohových faktúr, dobropisov, cenových
ponúk a slúži aj na evidenciu bločkov a iných dokumentov. Cez aplikáciu vieš tieto
dokumenty rovno zdieľať s účtovníkom na základe splnomocnenia, ktoré mu dáš priamo v
appke. V praxi to znamená, že papierové doklady už nebudeš musieť nosiť v igelitke –
všetko ide online.
A čo je super – môžeš si to vyskúšať až na 3 mesiace úplne zadarmo a zistiť, aké to je mať
poriadok v dokladoch bez námahy.
Verím, že ti digitalizácia prinesie len výhody.
